Инструкция по настройке перенаправления почты с помощью почтовых правил
В программе Outlook существует возможность установить перенаправление почты с помощью почтовых правил.
Эта функция позволяет установить перенаправление без подачи заявки в helpdesk (для включения серверного перенаправления) - например, если Вы уходите в отпуск или по каким-то причинам отсутствуете на работе. Созданные таким образом правила перенаправления синхронизируются с сервером, поэтому работают независимо от того, открыт или закрыт outlook. Единственное отличие такого способа установки перенаправления от обычного серверного – письма будут приходить в оба п/я - и в свой исходный, и в тот, на который установлено перенаправление. (поэтому этим способом нельзя пользоваться при длительном отсутствии на работе (напр., декрете), т.к. свой почтовый ящик будет постепенно заполняться и при превышении квоты перенаправление прекратит работу и отправителю будет приходить сообщение о заполненном ящике получателя).
Содержание: 1. Установка перенаправления в Outlook 2007 1.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом 1.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель» 2. Установка перенаправления в Outlook 2010 3. Установка перенаправления в Outlook 2003 3.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом 3.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель» 4. Установка перенаправления в Outlook web access (OWA)
1. Установка перенаправления в outlook 2007
1.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом.
1) Открыть outlook, в строке меню выбрать «Сервис»->»Заместитель»
2) Откроется окно «Заместителя».
Здесь можно нужно следующие параметры:
- выбрать пункт меню «Отправлять автоответ об отсутствии»
- выбрать период, в течение которого будет необходимо отправлять автоответ/пересылать письма (период можно не выбирать – в этом случае правило начнёт действовать сразу после создания и действие правила закончится только после его отключения вручную).
- ниже идут 2 закладки: Автоответ в пределах организации и за её пределами (т.е. для сотрудников компании с адресами вида @vsk.ru и для всех остальных отправителей). В этих полях вводим любой нужный текст автоматического ответа.
Поле «В пределах организации» можно оставить пустым. Тогда автоответ приходить не будет, будут работать лишь создаваемые правила. При этом после завершения редактирования настроек «Заместителя» на выходе вы получите сообщение:
Нужно будет нажать «Да».
Автоответ «За пределами организации» включается установкой галочки в пункте «Автоответ отправителям за пределами организации». При этом, если автоответ включен, то поле для ввода автоответа пустым оставлять нельзя (программа выдаст соответствующее предупреждение об этом). Также можно выбрать, кому отправлять автоответ (только пользователям из списка контактов или всем пользователям).
Включённый/выключенный автоответ за пределами организации не влияет на перенаправление почты от отправителей вне организации – перенаправление работать будет не смотря на отключенный автоответ.
3) Далее необходимо создать правило перенаправления. Для этого в текущем окне нажимаем кнопку «Правила», в открывшемся окне кнопку «Добавить». В открывшемся окне отметить пункт «Переслать», рядом в поле «Кому..» выбрать из адресной книги получателя перенаправленных писем (или указать адрес э/п вручную)
Ниже в меню «Метод:» можно выбрать тип пересылки:
- «Не менять сообщение» - одинаковое сообщение приходит и в исходный п/я, и в ящик получателя пересылки (т.е. адрес отправителя, содержание и тема не меняются, будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано);
- «обычное» - получатель перенаправленного сообщения в поле «От» вместо исходного отправителя будет видеть имя п/я, с которого оно было переадресовано, также тема сообщения будет содержать “>>:” и будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано:
- «Вставить сообщение как вложение» - получатель перенаправленного сообщения в поле «От» вместо исходного отправителя будет видеть имя п/я, с которого оно было переадресовано, также тема сообщения будет содержать “>>:” и будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано, а исходное сообщение будет добавлено как вложение.
4) После настройки правила нажать “ok” – получим сообщения вида:
нажать «Да»-> в следующем окне OK -> и ещё раз Ok. После завершения настройки появится сообщение в нижней статусной строке outlook-a:
5) Чтобы отключить автоответ и пересылку, необходимо или щёлкнуть правой кнопкой по нижней статусной строке outlook по пункту «Нет на работе» и выбрать «отключить автоответ об отсутствии»:
Или сделать то же самое через меню «Заместителя»: сервис->заместитель->не отправлять автоответ об отсутствии.
В случае, если был указан период, в течение которого необходима отправка автоответа, автоответ и правила пересылки отключатся автоматически.
1.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель»
1) В верхней строке меню выбрать «Сервис»->»Правила и оповещения»->»новое..»->«Далее»
2) В окне «Какие сообщения следует отбирать? Мастер правил – Шаг 1. Выберите условия отбора». Снять галочку напротив пункта «от <отправители или список рассылки», установить галочку «Адресованные мне», нажать далее.
3) В окне «Что следует сделать с сообщением? Мастер правил – Шаг 1. Выберите действия». Снять галочку «Переместить их в папку <имя>», установить галочку напротив нужного варианта пересылки:
- перенаправить для <адресаты или список рассылки> - одинаковое сообщение приходит и в исходный п/я, и в ящик получателя пересылки (т.е. адрес отправителя, содержание и тема не меняются, будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано);
- переслать для <получатели или список рассылки> - получатель перенаправленного сообщения в поле «От» вместо исходного отправителя будет видеть имя п/я, с которого оно было переадресовано, также тема сообщения будет содержать “>>:” и будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано;
- переслать вложением для <адресаты или список рассылки> - получатель перенаправленного сообщения в поле «От» вместо исходного отправителя будет видеть имя п/я, с которого оно было переадресовано, также тема сообщения будет содержать “>>:” и будет отображаться предупреждение о том, что сообщение было автоматически переадресовано, а исходное сообщение будет добавлено как вложение.
4) В окне «Что следует сделать с сообщением? Мастер правил – Шаг 2. Измените описание правила (щёлкните подчёркнутое значение)» щёлкните по <адресаты или список рассылки> и выберите из адресной книги получателя пересылки (либо введите адрес вручную чуть ниже в поле «Кому»:
После выбора получателя пересылки нажать OK, после чего нажать Далее.
5) В следующем окне предлагается выбрать исключения из правил. Нажать Далее.
6) В следующем окне предлагается указать имя правила. Даём произвольное имя (напр. «Пересылка»), нажимаем «готово» и в окне редактирования правил – ok.
7) Отключить созданную таким образом пересылку можно зайдя в Сервис->Правила и оповещения-> Снять галочку с правила пересылки (или же просто удалить это правило).
2. Установка перенаправления в outlook 2010
Оба способа установки перенаправления в outlook 2010 (через «заместитель» и через настройку правил» идентичны настройке в Outlook 2007. Единственное отличие – расположение кнопок. Как пункт меню Сервис-Заместитель из outlook 2007, так и меню Сервис-Правила и оповещения, в outlook 2010 находятся на закладке «Файл»:
3. Установка перенаправления в Outlook 2003
3.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом
1) Открыть outlook, в строке меню выбрать «Сервис»->»Заместитель». Откроется окно заместителя:
2) Выбрать пункт меню «Меня нет на работе». В отличие от outlook 2007 и более поздних версий, здесь нет разграничения автоответов по типам отправителей «В пределах организации» и «За пределами организации». Если автоответ об отсутствии не нужен, а нужно только перенаправление – поле «Отвечать каждому отправителю единственный раз…» можно оставить пустым.
3) Переходим к настройке правила. Необходимо нажать кнопку «добавить», далее настройка выполняется аналогично настройке правила для 2007го outlook-а – см. пункт 1.3) – 1.4).
4) После завершения настройки заместителя предупреждение в нижней статусной строке в отличие от 2007го outlook-а не выводится. Но при запуске программы с включенным заместителем будет отображаться сообщение:
5) Отключается «заместитель» нажатием кнопки «Да» в указанном в п4) сообщении или же через меню Сервис->Заместитель->выбор пункта меню «Я нахожусь на работе».
3.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель»
Настройка выполняется аналогично настройке правила для outlook 2007. См. пункт I.2.
4. Установка перенаправления в Outlook web access (OWA)
В outlook web access функции автоответа и правила пересылки устанавливаются отдельно. Для настройки функций необходимо:
1) Зайти в outlook web access, в правой части интерфейса выбрать пункт «Параметры»-> «Показать все параметры»
2)На открывшейся странице перейти в меню «Упорядочивание электронной почты». Здесь необходимо настроить правило пересылки. Правее, в меню «Правила для папки «Входящие» нажать кнопку «Создать». Откроется окно создания правила:
3) В поле «* После получения сообщения и:» – выбрать «[Применить ко всем сообщениям]»; в поле «* Выполните следующие действия:» – выбрать «перенаправить сообщение». Откроется окно выбора получателя перенаправленного сообщения. В данном окне надо либо выбрать из адресной книги получателя перенаправленного сообщения. Либо вручную ввести его адрес электронной почты ниже в поле «Кому ->»:
4) После выбора получателя сообщения нажать Ok, перейти к выбору дополнительных параметров. Там можно выбрать имя для создаваемого правила и выбрать исключения из этого правила.
5) Нажать «Сохранить». Будет получено сообщение: «Применять это правило ко всем будущим сообщениям?» - нажать «Да», Если будет выдано предупреждения о замене правил – также нажать «Да»
6) Если необходимо также настроить автоматический ответ – это можно сделать на закладке «Автоматический ответ» (правее закладки «Правила для папки входящие» из п.IV.2). Интерфейс настройки аналогичен интерфейсу в outlook 2007, при этом при открытии outlook web access с включённым автоответом будет отображаться сообщение:
7) Отключить правила перенаправления в web access можно через то же самое меню, где они создавались, т.е. Параметры-Показать все параметры-Упорядочивание электронной почты-Правила для папки «Входящие» - ниже будет показан список действующих правил, для отключения необходимо либо снять галочку с правила, либо нажать черный крест в меню чуть выше для его удаления.
16 января 2017 года в 14:13