Использование правил в Microsoft Outlook 2021 помогает автоматизировать сортировку электронной почты. Существует два способа настройки правил.

В текущей статье рассмотрим пример перемещения всех письма от одного адресата в конкретную папку — допустим у нас есть отправитель Иван Иванов, письма от которого при получении хотим автоматически перемещать в отдельную папку «Важное».

Способ 1. Без шаблона

Этот способ предполагает настройку через уже существующее сообщение, которое будем настраиваем в качестве основы. Итак, запускаем почтовый клиент оутлук и находим письмо от Ивана Иванова. Щелкаем правой кнопкой мыши по письму и в контекстном меню переходим по пунктам: «Правила» — «Создать правило...».

У нас появится окно «Создание правила». Отмечает пункт «От», чтобы применить правило для конкретного отправителя и нажимаем на кнопку «Выбор папки...» в нижней части окна.

В окне «Правила и оповещения» выбираем папку, в которую хотим перемещать письма, а если этой папки нет, то создаем её, нажав на кнопку «Создать...».

Редактируем настройки новой папки в окне «Новая папка» — выбираем расположение и указываем имя, а затем нажимаем кнопку «ОК», чтобы применить настройки.

Папка «Важное» создана, теперь выбираем её и нажимаем кнопку «ОК».

В конечном итоге у нас должно получиться примерно следующее:

Нажимаем кнопку «ОК» в окне «Создание правила», чтобы создать правило. В появившемся уведомлении «Удачное завершение» нажимаем кнопку «ОК».

Теперь правило создано и все письма от Ивана Иванова будут перемещаться в назначенную нами папку. Давайте теперь рассмотрим второй способ настройки правил.

Способ 2. Использование шаблонов

Данным способом будем создавать правило по существующим шаблонам в Outlook 2021. В главном окне программы кликаем левой кнопкой мыши по «Файл». 

Мы окажемся в меню «Сведения об учетной записи», в котором щелкаем по плитке «Управление правилами и оповещениями».

В окне «Правила и оповещения» нажимаема на ссылку «Новое...», чтобы продолжить настройку.

Откроется окно «Мастер правил», в разделе «Шаг 1. Выберите шаблон» выбираем «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажимаем на кнопку «Далее >».

В окне мастера правил по умолчанию отмечен пункт «От адресаты или общедоступная группа», ничего не меняем, а в разделе «Шаг 2. Измените описание правила» щелкаем поочередно по двум ссылкам «адресаты или общедоступная группа» и «Имя».

Щелкнув по первой ссылке страиваем E-mail адрес отправителя, введя его в текстовое поле «От».

Щелкнув по ссылку «Имя» выбираем папку, в которою будут валиться входящие сообщения (папка «Важное» в нашем случае).

Если мы все правильно сделали, должно получится так:

Нажимаем кнопку «Готово» и попадаем в предыдущее/родительское окно «Правила и оповещения», в списке правил должно появиться только что созданное новое правило. Нажимаем кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Теперь правило будет применяться ко всем входящим сообщениям от указанного отправителя.

При помощи правил Outlook можно создавать различные условия обработки входящей почты и не только почты, можно так же управлять и оповещениями.