Архивация почты помогает освободить место от скопившихся писем в Microsoft Outlook 2021. Можно архивировать все письма сразу, а так же письма по отдельности. Многие пользователи боятся использовать функцию архивации, так как считают, что она удаляет письма, но это заблуждение. Архивация не удаляет письма, а перемещает их в специальную архивную папку. В данной инструкции мы покажем как это сделать.

Как выполнить архивацию?

Сперва необходимо запустить почтовый клиент Outlook. Затем переходим в папку, например «Входящие» и выделяем письма, которые хотим заархивировать. Можно удерживать клавишу «Ctrl», чтобы выбрать несколько писем, а можно нажать сочетание клавиш «Ctrl+A», чтобы выбрать все письма сразу.

После выбора писем на вкладке «Главная», на панели инструментов в верхней части окна щелкаем по кнопке «Переместить в папку Архив» 

Outlook переместит все выбранные письма в папку «Архив», однако, если архивация происходит в первый раз, то перед перемещением писем появится окно «Настройка архива одним щелчком» с текстом «Не удалось найти существующую папку архива. Создать новую папку с именем Archive?», в котором будет предложено создать папку архива, либо выбрать существующую папку.

Ну вот и все. Письма теперь находятся в архиве, проще говоря, на нашем ПК — мы их как бы перенесли с удаленного сервера на локальную (физическую) машину, тем самым освободив место на сервере.

Чтобы посмотреть список заархивированных писем, щелкаем на папку «Архив» в левой части меню Outlook 2021.

Как разархивировать письма?

Для того, чтобы разархивировать письма, то есть переместить их обратно из папки «Архив» в папку «Входящие», щелкаем в архиве по письме правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню щелкаем по пункту «Переместить», а затем выбираем необходимую папку.

Где хранятся файлы данных Outlook на компьютере?

В случае создания резервной копии или переноса пользовательских данных важно знать, где хранятся файлы данных Outlook. Чтобы увидеть место расположения файлов данных щелкаем «Файл», чтобы перейти на страницу «Сведения об учетной записи».

Щелкаем по плитке «Настройка учетных записей», а затем по одноименному пункту.

Таким образом мы попадем в окно «Настройка учетных записей», здесь необходимо перейти во вкладку «Файлы данных». В разделе «Расположение» мы увидим полный путь до файла, который хранит все письма, отметки календаря, напоминания и т.д.

Архивирование — хороший способ, чтобы очистить папку «Входящие», а так же другие папки в почтовом клиенте Outlook.